مديريت حساب‌ها (درسطح گروه يا كل)

اولين كار براى آغاز فعاليت مالى در هر سيستم، تعريف سرفصل‌هاى حسابدارى مربوط به عمليات آن شركت مى‌باشد. اين سرفصل‌ها بر اساس اصول حسابدارى توسط حسابداران مؤسسه استخراج مى‌شوند و مورد بهره ‌بردارى قرار مى‌گيرند. در سيستم حسابدارى تدبير، گروه‌ها و سرفصل‌هاى متداول حسابدارى به طور پيش‌فرض، در هنگام ایجاد دوره مالی ایجاد می گردند و در عين حال كاربر مي‌تواند سرفصل‌هاى دلخواه خود را ايجاد، اصلاح و يا حذف نمايد. معرفى حساب‌ها در حالت عمومى در سطح كل، معين و تفصيلى صورت مي‌گيرد، علاوه بر آن شما مي‌توانيد تا ٤ سطح تفصيلى شناور، نيز داشته باشيد.

از جايى كه معرفى سرفصل‌هاى حسابدارى، امرى مهم و حساس در سيستم‌هاى حسابدارى مى‌باشد، لازم است كاربر، اطلاعات كافى راجع به مفهوم گروه‌ها، سرفصل‌ها و ماهيت آنها داشته باشد، بنابراين پيشنهاد مي‌شود كه قبل از شروع معرفى سرفصل‌ها، بخش اطلاعات مفهومى راجع به گروه‌ها و سرفصل‌ها، را به دقت مطالعه كنيد.

فرم مدیریت حساب ها در سطح کل

از منوي اطلاعات پایه و زيرمنوي مديريت حساب‌ها، گزينه در سطح کل را طبق شکل زیر انتخاب نماييد.

فرم مديريت حساب‌ها در سطح کل طبق شکل زیر نمايش داده میشود:

براى مشاهده ليست حساب‌هاى معين يك حساب كل مي‌توانيد، به هر يك از روش‌هاى زير به دلخواه عمل كنيد:

1. روى سطر مورد نظر دوبار كليك كنيد.

2. سطر مورد نظر را انتخاب کرده و سپس دكمه را کليک نماييد.

3. بعد از انتخاب سطر مورد نظر، در شكل زير حساب‌هاى معين مربوط به حساب كل بانك را مشاهده مي‌كنيد:

با انتخاب هر يك از سطرهاى مورد نظر و کليک دكمه یا فشردن کلید ترکیبی Alt+Ctrl+1 مي‌توانيد مطابق شكل زیر، ليست تفصيلى‌هاى حساب معين به طور مثال بانك ملی را مشاهده كنيد:

بديهى است كه با کليک دکمه ضربدر فرم یا کلید Esc صفحه کلید در هر سطح، وارد فرم ماقبل آن خواهيد شد.
در فرم مديريت حساب‌ها در سطوح كل، معين و تفصيلى شماره حساب، نام حساب، گردش بدهكار، گردش بستانكار، مانده حساب (تفاوت بدهکار و بستانکار) و همچنين بودجه اختصاص يافته برای حساب انتخاب شده و شرح آن را مى‌توان مشاهده نمود.

نکته: در فرم مديريت حساب‌ها در سطوح كل، معين و تفصيلى آنچه در ابتدا قبل از محاسبه مانده و گردش در ستون بدهكار و بستانكار مشاهده مى‌شود، حاصل سند افتتاحيه مى‌باشد و نبايد با مانده واقعى آنها كه از طريق گزارشات تراز آزمايشى ارائه مى‌شود يا با فشردن دکمه بدست مى‌آيد اشتباه شود.

فرم مديريت حساب‌ها در سطح گروه

در اين فرم ليست تمامى گروه‌هاى موجود در سيستم، همراه با توضيح مختصرى راجع به هر يك از آنها قابل مشاهده مى‌باشد.

براى مشاهده ليست حساب‌هاى کل مربوط به هر يك از گروه‌ها، می‌توانيد به هر يك از روش‌هاى زير به دلخواه عمل كنيد:

1. روى سطر مورد نظر دوبار كليك كنيد.

2. سطر مورد نظر را انتخاب کرده و سپس دكمه را کليک نماييد.

نکته: توجه نماييد نام حساب كل انتخاب شده، در عنوان فرم مديريت حساب‌ها در سطح معين قابل مشاهده خواهد بود. همچنين در فرم مديريت حساب‌ها در سطح تفصيلى امكان مشاهده گروه، حساب كل و حساب معين انتخاب شده در عنوان فرم وجود دارد.

در فرم مديريت حساب‌ها در سطوح كل، معين و تفصيلى شماره حساب، نام حساب، گردش بدهكار، گردش بستانكار، مانده حساب (تفاوت بدهکار و بستانکار) و همچنين بودجه اختصاص يافته برای حساب انتخاب شده و شرح آن را مى‌توان مشاهده نمود.

نکته: در فرم مديريت حساب‌ها در سطوح كل، معين و تفصيلى آنچه در ابتدا قبل از محاسبه مانده و گردش در ستون بدهكار و بستانكار مشاهده مى‌شود، حاصل سند افتتاحيه مى‌باشد و نبايد با مانده واقعى آنها كه از طريق گزارشات تراز آزمايشى ارائه مى‌شود يا با فشردن دکمه بدست مى‌آيد اشتباه شود.

ملاحظات مربوط به ايجاد سرفصل‌هاى حسابدارى

هنگام معرفى سرفصل‌هاى حسابدارى بايد نكات زير را مد نظر داشته باشيم:
١- نام و كد حساب‌ها در سطح كل نمى‌تواند تكرارى باشد.
٢- نام و كد حساب‌هاى معين مربوط به يك حساب كل نمى‌تواند تكرارى باشد.
٣- نام و كد حساب‌هاى تفصيلى مربوط به يك حساب معين نمى‌تواند تكرارى باشد.
٤- طول كد حساب‌ها در هر سطح، همواره برابر با مقاديرى است كه در فرم پيكربندى سيستم براى آنها در نظر گرفته شده است. لذا اگر طول كد ارائه شده هنگام معرفى سرفصل، كوتاه‌تر از طول استاندارد مزبور باشد، سيستم تعدادى رقم صفر به ابتداى كد ارائه شده خواهد افزود تا طول آن با طول استاندارد برابر شود. مثلاً اگر براى يك كد سه رقمى، عدد ٢ را وارد كنيم، اين عدد تبديل به ٠٠٢ خواهد گرديد.

ايجاد يک سطح کل

براى ايجاد يك سطح كل،در فرم مديريت حساب‌ها در سطح كل،دکمه را کليک يا کليد ترکيبی Alt+N را فشار دهيد تا فرم ايجاد/اصلاح حساب نمايش داده شود.

نام سرفصل مورد نظر را وارد كنيد.

نکته: سیستم اجازه ورود اطلاعات بيشتر از 64 کاراکتر برای فيلد نام را نمی دهد.

با استفاده از ليست بازشدنى گروه،گروه مورد نظر خود را انتخاب نماييد (كد حساب به صورت خودکار پيشنهاد مي‌شود ولى در عين حال كاربر مي‌تواند آن را به دلخواه تغيير بدهد) در اين فرم مي‌توانيد،مقدار بودجه هر حساب را به دلخواه معين كنيد،وارد كردن مقدار بودجه اجبارى نيست،ولى در صورت تمايل مي‌توانيد، آن را وارد نماييد و در گزارش سرريز بودجه،مقدار تفاوت آن را با مانده حساب مشاهده نماييد. در پايان دکمه را کليک يا كليد تركيبى Alt+K را فشار دهيد.

نکته: اغلب سرفصل‌هاى كل متداول در حساب‌هاى پيشنهادى سيستم، موجود هستند و نيازى به ايجاد آنها نيست.

ايجاد يك سطح معين

براى ايجاد يك سطح معين،در فرم مديريت حساب‌ها در سطح كل، می‌توانيد به هر يك از روش‌هاى زير به دلخواه عمل كنيد:

١- روى حساب كل مورد نظر (كه مي‌خواهيد براى آن سطح معين معرفى كنيد) دوبار كليك نماييد. (مثلاً وجوه نقد)
٢- سطر مورد نظر را انتخاب کرده و سپس دكمه را کليک نماييد.

٣- سطر مورد نظر (حساب كل مورد نظر كه مي‌خواهيد براى آن سطح معين معرفى كنيد) را انتخاب کرده و سپس کلید Enter را فشار دهيد.

تا ليست حساب‌هاى معين مربوط به آن حساب گشوده شود (بديهى است كه اگر حساب معينى براى آن معرفى نشده باشد، اين ليست خالى خواهد بود)

نکته: توجه نماييد نام حساب كل انتخاب شده، در عنوان فرم مديريت حساب‌ها در سطح معين در قالب نام والد، قابل مشاهده خواهد بود.

دکمه را کليک يا کليد ترکيبی Alt+N را فشار دهيد تا فرم ايجاد/اصلاح حساب به نمایش درآید.

نام سرفصل مورد نظر را وارد كنيد.

نکته: سیستم اجازه ورود اطلاعات بيشتر از 64 کاراکتر برای فيلد نام را نمی دهد.

در اين فرم مي‌توانيد، مقدار بودجه هر حساب را به دلخواه معين كنيد. وارد كردن مقدار بودجه اجبارى نيست، ولى در صورت تمايل مي‌توانيد، آن را وارد نماييد و در گزارش سرريز بودجه، مقدار تفاوت آن را با مانده حساب مشاهده نماييد. در پايان دکمه يا كليد تركيبى Alt+K را فشار دهيد.

نکته: گروه انتخابى در اين فرم از همان گروه حساب كل، تبعيت خواهد كرد.

ايجاد يك سرفصل تفصيلی

براى ايجاد يك سطح تفصيلی، در فرم مديريت حساب‌ها در سطح كل، مراحل زير را دنبال نماييد:

١- روى حساب كل مورد نظر دوبار كليك نماييد. (مثلاً موجودی نزد بانك‌ها) يا با کليک دكمه ، ليست معين‌هاى آن را احضار نماييد.

٢- روى معينى كه مي‌خواهيد براى آن تفصيلى تعريف كنيد، دوبار كليك نماييد. (مثلاً بانك ملی) يا با کليک دكمه، ليست تفصيلى‌هاى مربوط را احضار کنيد. (بديهى است كه اگر قبلاً براى اين حساب، تفصيلى معرفى نشده باشد، ليست خالى را مشاهده خواهيد كرد.)

نکته: توجه نماييد نام حساب كل و معين انتخاب شده، در عنوان فرم مديريت حساب‌ها در سطح تفصيلی قابل مشاهده خواهد بود.

دکمه را کليک يا کليد ترکيبی Alt+N را فشار دهيد تا فرم ايجاد/اصلاح حساب به نمایش درآید.

نام سرفصل مورد نظر را وارد كنيد.

نکته: سیستم اجازه ورود اطلاعات بيشتر از 64 کاراکتر برای فيلد نام را نمی‌دهد.

در اين فرم مي‌توانيد، مقدار بودجه هر حساب را به دلخواه معين كنيد. وارد كردن مقدار بودجه اجبارى نيست، ولى در صورت تمايل مي‌توانيد، آن را وارد نماييد و در گزارش سرريز بودجه، مقدار تفاوت آن را با مانده حساب مشاهده نماييد. در پايان دکمه را کليک يا كليد تركيبى Alt+K را فشار دهيد.

نکته: گروه انتخابى در اين فرم از همان گروه حساب كل، تبعيت خواهد كرد.

اصلاح يک سرفصل حسابداری

براى اصلاح يك سرفصل (در هر سطحى كه باشد) سطر مورد نظر را انتخاب نماييد و دکمه را کليک کنيد تا فرم ورود اطلاعات حساب حساب احضار گردد.

اطلاعات مربوط به حساب مورد نظر در اين فرم نمايش داده می‌شود. اصلاحات مورد نظر را اعمال نماييد و سپس دکمه را کليک يا كليد تركيبى Alt+K را فشار دهيد.

حذف يک سرفصل حسابداری

براى حذف يك سرفصل (در هر سطحى كه باشد) سطر مورد نظر را انتخاب نماييد و دکمه را فشار دهيد. آرتيکل مورد نظر به منظور حذف علامت گذاری می‌شود (). برای حذف قطعی حساب کليد ترکيبی Ctrl+D را فشار دهيد. سيستم برای اطمينان از صحت دستور صادر شده ابتدا با احضار پيغامی نظر شما را در مورد حذف جويا می‌شود. با تأييد پيغام احضار شده، عمليات حذف پايان می‌يابد. اگر به علت اشتباه آرتيکلی برای حذف علامتگذاری شود، برای رفع مشکل کافی است ابتدا آن را انتخاب نماييد و سپس از کليد ترکيبی Ctrl+Del استفاده نماييد. به اين ترتيب حساب مذكور احيا مى‌شود.

نکته: حذف حسابى كه با يكى از كدهاى ويژه سيستم مرتبط شده باشد ممكن نيست٬ مگر آنكه اين ارتباط از طريق فرم تعريف حساب‌هاى ويژه قطع شده باشد.

نکته: حذف حسابى كه داراى زير مجموعه باشد ممكن نيست. به عبارت ديگر حساب‌هاى كل داراى معين و حساب‌هاى معين داراى تفصيلى را نمى‌توان حذف نمود مگر آنكه قبلاً كليه حساب‌هاى زيرمجموعه آن حساب، حذف شده باشد.

نکته: حذف حسابى كه مستقيماً در يكى از اسناد حسابدارى شركت داشته باشد ممكن نيست. مگر آنكه قبلاً كليه آرتيكل‌هاى مربوط به اين حساب از كليه اسناد حسابدارى موجود در دوره مالى جارى حذف شده باشد.

مشاهده دفتر حساب‌ها در كليه سطوح

با انتخاب يك حساب و فشردن دکمه يا استفاده از كليد تركيبى Alt+Ctrl+7 در هريك از سطوح كل، معين و تفصيلى، دفتر حساب مربوط به آن حساب احضار خواهد شد.