دسته چك

معرفى و استفاده از دسته چك‌ها، امكان اعمال كنترل و نظارت روى چك‌هاى پرداختنى و مشاهده وضعيت آنها را به تفكيك هر دسته چك فراهم می‌آورد. از دسته چک برای پرداخت چک موردنظر استفاده می شود. همچنین این قابلیت وجود دارد که با انتخاب یک حساب بانک، تمامی دسته چک های مربوط به آن بانک که دارای چک های استفاده نشده می باشند را مشاهده نمایید و با انتخاب دسته چک موردنظر، اولین شماره سفید و استفاده نشده این دسته چک به شما پیشنهاد شود. در نتیجه با استفاده از این امکان و مقایسه ته چک موجود نزد حسابدار، می توان در مورد هر یک از چک ها اطلاعات مناسب ارائه نمود. بدین ترتیب امکانات نظارتی بر روی هر برگ دسته چک در اختیار کاربر قرار داده می شود.

با استفاده از دسته چک می‌توانيد ليست تمامى چك‌هاى مربوط به يك دسته چك را به صورت همزمان مشاهده نماييد و از وضعيت هر يك از آنها (سفيد،استفاده شده يا باطل شده) آگاه شويد. همچنين در مورد هر يك از چك‌هاى استفاده شده،تاريخ چك مورد نظر و مبلغ آن به همراه کد و نام دريافت كننده و شناورهای مرتبط با آن قابل مشاهده می‌باشد.

فرم تعریف دسته چك

در صورتى كه يكى از چك‌هاى شما گم شود يا به سرقت برود حتى اگر اين چك نزد شما نباشد با مراجعه سريع به اين فرم، اطلاعات مربوط به آن قابل مشاهده خواهد بود.

برای مشاهده این فرم، منوی خزانه داری را باز کنید و روی گزینه تعریف دسته چک کلیک نمایید.

نکته: دسته چك تنها در مورد اسناد پرداختنى مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

نکته: يك دسته چك ممكن است در چند دوره مالى متوالی مورد استفاده قرار بگيرد. بنابراين با استفاده از امكان معرفى دسته چك می‌توان گزارش همزمان تمامى چك‌ها را به صورت همزمان و بدون توجه به دوره مالى كه اين چك ها مورد استفاده واقع شده اند، مشاهده نمود.

برای مشاهده این فرم، منوی خزانه داری را باز کنید و روی گزینه تعریف دسته چک کلیک نمایید فرم دسته چکها، طبق شکل زیر نمایش داده میشود.

ستونهای ارایه شده در این فرم عبارتند از: ردیف، نام، نام بانک، شماره شروع، شماره پایان (کد حساب، نام حساب و سطوح شناورهای مرتبط) و بایگانی.

در اين فرم امكان ايجاد دسته چك، اصلاح و حذف يك دسته چك در نظر گرفته شده است.

ایجاد دسته چک

براى ايجاد يك دسته چك كافى است به ترتيب زير عمل كنيد:
١- دکمه دسته چك را کليک نماييد يا از كليد تركيبى Alt+N استفاده نماييد. فرم مشخصات دسته چك ظاهر می‌شود:

٢- در فیلد نام، نام دسته چک موردنظر را وارد نمائید. اين نام بايد منحصر به فرد باشد. با توجه به اينكه نام دسته چك، عامل مشخص كننده آن در انتخاب دسته چك مورد نظر براى استفاده در سيستم اسناد پرداختنى می‌باشد،بهتر آن است كه نام دسته چك، متناظر با نام حساب بانك مربوطه باشد. همچنين بايد شماره شروع دسته چك را در نام آن قيد نماييد تا آسانتر قابل جستجو و انتخاب باشد.

٣- در ويرايشگر شماره شروع، شماره آغازين اين دسته چك را تعيين نماييد.

٤- با استفاده از فیلد تعداد برگ، تعداد برگ‌هاى دسته چك را معين كنيد.

٥- نام بانك دسته چك را نيز تعيين نماييد.

نکته: هنگام تعریف دسته چک جدید و یا اصلاح دسته چکی که دارای سطری با وضعیت سفید می باشد، چک باکس بایگانی غیر فعال می باشد. در صورتی که دسته چک سطری با وضعیت سفید نداشته باشد چک باکس بایگانی در اين فرم فعال می گردد و امکان بایگانی نمودن دسته چک امکان پذیر می گردد. وضعیت دسته چک ها از طریق لیست انتخاب شدنی شکل زیر قابل دسترسی است.

٦- براى هر دسته چك بايد حساب بانك متناظر با آن را كه در سيستم تعريف شده است، تعيين نماييد. در بردار حساب با زدن دکمه ی Enter، فرم حساب طبق شکل زیر باز میشود. نام يا كد مورد نظر خود را در قسمت جستجو وارد كرده و دکمه را کلیک کرده تا فرم انتخاب حساب بانک مورد نظر خود را طبق شکل زیر انتخاب نماییم:

نکته: در صورتي که بين حساب و سطوح شناور، ارتباطی وجود ندارد در صورت لزوم از طريق فرم مدیریت حساب ها اين ارتباط را میتوانید ايجاد نماييد.

نکته: در سيستم اسناد پرداختنى با انتخاب دکمه جدید از دسته چک، با انتخاب بانك مورد نظر به صورت خودكار اولين شماره سفيد دسته چك انتخاب شده به عنوان شماره چك، به كاربر پيشنهاد می‌گردد.

نکته: در صورت تعریف نکردن حساب بانک توسط کاربر، سیستم پیغام خطای زیر را هنگام تعریف دسته چک، نمایش داده و اجازه تعریف دسته چک جدید را به کاربر نمی دهد.

دقت کنید که فعال کردن یا غیرفعال کردن این امکان فقط در اختیار مدیر سیستم قرار دارد و کاربر غیر مدیرسیستم، از تنظیمات مدیر سیستم پیروی می کند.

٧- دكمه را در فرم مشخصات دسته چك کليک نماييد.

اصلاح و حذف دسته چک

براى اصلاح يك دسته چك، ابتدا بايد آن را از سطر انتخاب نماييد. دکمه يا كليد تركيبى Alt+M استفاده نماييد. با اين كار فرم مشخصات دسته چك ظاهر می‌شود. در اين حالت اطلاعات مربوط به اين دسته چك قابل ويرايش خواهد بود. پس از انجام اصلاحات مورد نظر دکمه را کليک کنيد.

براى حذف يك دسته چك، ابتدا آن را از سطر انتخاب نماييد. سپس دکمه يا Del يا كليد تركيبى Alt+D را کليک کنيد بعد از اطمینان دکمه را کلیک نمایید. سيستم با ارائه پيغامى از شما در مورد اطمينان از عمل حذف پرسش می‌نمايد، با کلیک بر روی دکمه سطر مورد نظر شما حذف قطعی دسته چک میگردد در غیر اینصورت میتوانید سطر مورد نظر را با دکمه به حالت قبل برگردانید.

روش‌هاى متعددى براى ايجاد ارتباط يك چك (يا تمامى چك‌هاى يك دسته چك به صورت همزمان) در اين فرم در نظر گرفته شده است. براى مشاهده وضعيت هر يك از دسته چك‌ها، با کلیک بر روی دکمه وارد فرم زیر میشویم که میتوانیم وضعیت برگه های دسته چک (سفید، استفاده شده، باطل) را مشاهده کنیم.

فرم برگه های دسته چک

برای مشاهده این فرم، منوی خزانه داری را باز کنید و روی گزینه برگه های دسته چک کلیک نمایید.

با انتخاب دسته چک مورد نظرمان در فیلد دسته چک و با فشردن دکمه ی یا کلید ترکیبی Ctrl+M میتوانیم برگه های دسته چک مورد نظرمان را طبق شکل زیر مشاهده نماییم.

نکته: لیست اتخابی که در قسمت دسته چک شامل آیتم همه دوره‌های مالی می‌باشد توسط کاربر قابل انتخاب میباشد با انتخاب خیر همه چک‌های دوره مالی انتقال داده نمیشود و با انتخاب گزینه بله و با فشردن دکمه ی همه چک‌های دوره مالی انتقال داده میشود.

امکانات دیگر فرم برگه های دسته چک

برای استفاده از ساير امکانات اين فرم روی دکمه‌های مورد نظرمان میتوانیم کلیک نماییم تا با عملکرد آن‌ها آشنا شویم.

ابطال چک

با کلیک بر روی سطر مورد نظرمان و انتخاب دکمه‌ی ابطال چک یا کلید ترکیبی Alt+Ctrl+1 پیغام زیر ظاهر میشود، با کلیک کردن بر روی دکمه چک ابطال شده در سطر لحاظ میگردد.

بازگشت به حالت عادی

اگر اشتباهاً چك ديگرى راباطل كرده باشيد، می‌توانيد آن را با استفاده از امكان "بازگشت به حالت عادى" به حالت قبل بازگردانيد. بدين منظور كافى است پس از انتخاب شماره چك مورد نظر كليد تركيبى Alt+Ctrl+2 را فشار دهيد. سيستم پس از دريافت تأييد کاربر، چک را به حالت عادی برمی‌گرداند.

نمایش چک

در اين روش با کلیک بر روی دکمه ی نمایش چک یا کلید ترکیبی Alt+Ctrl+3 فرم ورود اطلاعات سند پرداختنی نمایش داده میشود.

نکته: اگر چک استفاده شده باشد میتوانیم با زدن دکمه ی نمایش چک فرم ورود اطلاعات سند پرداختنی را مشاهده کنیم.

ايجاد كليه ارتباطات ممکن

در اين روش با استفاده از گزينه ايجاد كليه ارتباطات ممکن يا كليد تركيبى Alt+Ctrl+4می‌توان اطلاعات را به روز نمود. سيستم ابتدا با احضار پيغامى از كاربر درخواست تأييد می‌نمايد.

پس از تأييد، كليه ارتباطات ممكن بين چك‌هاى موجود در سيستم با مشخصات ارائه شده (شماره چك و حساب بانك دسته چك) و دسته چك را برقرار می‌نمايد.

حذف ارتباطات نامعتبر

در اين روش با استفاده از گزينه حذف ارتباطات نامعتبر يا كليد تركيبى Alt+Ctrl+5می‌توان اطلاعات را به روز نمود. سيستم ابتدا با احضار پيغامى از كاربر درخواست تأييد می‌نمايد.

جستجوی دسته چک بر اساس شماره چک

در فرم برگه های دسته چک مي‌توانيد جستجوي بر اساس شماره چک انجام دهيد. براي جستجوي شماره چک مورد نظر، روي دکمه جستجوی دسته چک بر اساس شماره چک کلیک یا کلید ترکیبی Alt+Ctrl+6 را فشار دهید. فرمی جهت دريافت شماره براي جستجوی چک نمایش داده می‌شود:

شماره چک مورد نظر را وارد نمایید و دکمه را کلیک کنيد. برگه‌های دسته چک شامل چک نمایش داده می شود:

با دوبار کليک نمودن بر روي هر يک از سطرها، فرم دسته چک مربوط نمایش داده شده و چک مورد نظر مشخص می‌گردد.